Организационные документы. Основные правила работы архивов.

Организационные документы. Основные правила работы архивов.

Фрагменты работы:

СОДЕРЖАНИЕ

1. ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………3
2. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ………………………………….4
3. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ АРХИВОВ
ОРГАНИЗАЦИЙ 2002 г…………………………………………………………7
4. СОСТАВИТЬ ПРЕТЕНЗИЮ………………………………………………13
5. ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………….14
6. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ…………………………………………………15

ВВЕДЕНИЕ

Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере.
Можно дать классификацию систем документации, соотношение которых в делопроизводстве разных учреждений неодинаково:
организационные документы;
распорядительная документация;
информационно-справочные документы и справочно-аналитическая документация;
плановая документация;
отчетно-статистическая;
кадровая документация;
бухгалтерская документация.
Среди большого разнообразия документов предприятий и организаций, входящих в перечисленные группы, организационно-распорядительная управленческая документация (ОРД) занимает центральное место.
ОРД классифицируется на три группы:
организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др.);
распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания и др.);
информационно-справочная документация (письма, акты, протоколы, справки и др.).
В своей работе я более подробно рассмотрел систему организационной документации.
Организационные документы – самая малочисленная группа документов, образующихся в учреждениях, но это самая ответственная часть делопроизводства. Они являются фундаментом, определяющим дальнейшую работу предприятий.

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.
Устав – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Содержание устава в соответствии с законодательством Республики Беларусь должно включать:
• наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;
• местонахождение (почтовый адрес);
• предмет и цель деятельности;
• порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.);
• порядок распределения прибыли;
• порядок образования учреждения (организации, предприятия);
• порядок управления и прекращения деятельности;
• органы управления (внутренняя организационная структура).
В зависимости от вида организации (учреждения) в устав могут быть добавлены другие сведения:
• для банков – перечень проводимых банком операций и его функции;
• для акционерных обществ – сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др.
Текст устава может содержать следующие разделы:
• Общие положения.
• Акционерный капитал (уставной фонд).
• Порядок деятельности.
• Управление.
• Учет и отчетность, распределение прибыли.
• Прочие накопления.
• Прекращение деятельности.
Устав оформляется на общем бланке с указанием реквизитов:
• наименование организации – автора документа (с указанием министерства, ведомства вышестоящей организации);
• наименование вида документа – УСТАВ;
• дата;
• регистрационный номер, место издания (город);
• гриф утверждения (если предприятие частное, указывают, кем зарегистрировано);
• текст;
• подпись.
Положения – правовые акты, определяющие порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб).
Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и используются при разработке индивидуальных. Различаются положения об организациях, о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах, положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).
Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Положения оформляют на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации, структурного подразделения, вид документа, а также дата и гриф утверждения, регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования или визы согласования.
Текст положения включает следующие разделы:
• Общие положения;
• Цели и задачи;
• Функции;
• Права и обязанности;
• Руководство;
• Взаимоотношения с другими подразделениями.
…

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА
РАБОТЫ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ 2002 г.

Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002

Основные правила работы архивов организаций являются
нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность.
Правила основываются на действующей правовой базе в области
информации, документационного обеспечения управления и архивного
дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают
современные достижения в применении технических средств и
информационных технологий в работе с документами.
Право и обязанность создания архивов организаций для
временного хранения документов Архивного фонда Российской
Федерации, отнесенных к государственной собственности, установлены
Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде
Российской Федерации и архивах (1993), Положением об Архивном
фонде Российской Федерации (1994) и Положением о Федеральной
архивной службе России (1998), соответствующими нормативными
актами субъектов Российской Федерации.
…

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Понятие архива организации

1.1.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации,
отнесенные к государственной собственности, до передачи на
постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных
Федеральной архивной службой России, хранятся в организации <*>.
———————————
<*> В соответствии с Положением об Архивном фонде Российской
Федерации (1994) для архивных документов ряда федеральных органов
власти и иных организаций на основании соглашений, заключаемых
указанными органами с Федеральной архивной службой,
устанавливаются специальные сроки и порядок временного и
депозитарного хранения документов. В данном случае создаются
центральные архивы организаций или отраслевые фонды на правах
юридического лица, в своей деятельности они руководствуются
Основными правилами работы государственных архивов.

…

1.2. Виды архивов

1.2.1. В зависимости от компетенции (функций) организации
могут создаваться следующие виды архивов:
центральный архив федерального органа власти или органа власти
субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа
власти, документы организаций непосредственного подчинения и
других организаций, включенных в список источников комплектования
архива, утвержденный руководителем органа власти;
центральный отраслевой архив, хранящий документы всех
организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней
подчиненности и независимо от их территориального расположения;
объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций
отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по
профилю деятельности;
…

1.3. Основные задачи и функции архива

1.3.1. Основными задачами архива организации являются:
комплектование архива документами, состав которых предусмотрен
положением об архиве;
учет и обеспечение сохранности документов;
создание научно-справочного аппарата к документам архива;
использование хранящихся в архиве документов;
подготовка и передача документов, относящихся к Архивному
фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии
со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной
службой России и органами управления архивным делом субъектов
Российской Федерации.
1.3.2. Для организаций, осуществляющих временное депозитарное
хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, основные
задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и
договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной
службы России.
…

1.5. Ответственность архива

Архив совместно с руководителем организации несет
ответственность за:
несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;
утрату и несанкционированное уничтожение документов;
необоснованный отказ в приеме на хранение документов
постоянного хранения и по личному составу подведомственных
организаций, при ликвидации организации или изменении формы
собственности;
нарушение правил использования документов и доступа
пользователей к документам, установленных законодательством.

СОСТАВИТЬ ПРЕТЕНЗИЮ
Директора ЗАО «Сандерелла» В.Д Федоровой к директору ОАО «Первая фабрика» О.Д Соколову.

Кому: Руководителю ОАО «Первая фабрика»»
О.Д Соколову
г. Балашиха, ул. Заречная, д.3, 104010

От кого: В. Д Федорова
г.Москва, Москва, ул. Красногорская,д.32, 111123,
Контактный телефон: 458-90-13

Претензия:

ОАО «Первая фабрика» должно было в соответствии с п.6 договора от 10.07.03 № 12/25 «о поставке продукции»поставить нам, ЗАО «Сандерелла», в течение месяца кожаную фурнитуру на общую сумму 150000 руб. Фактически, фурнитуры было сдано на сумму 120 000 руб. и недопоставлено продукции на сумму 30 000 руб. Согласно п.8 договора, за недопоставку продукции должна быть уплачена неустойка в размере 5%, что от суммы недопоставки составило 1 500 руб.
Требую:
Перечислить на наш счет сумму, в размере 1 500 руб. В противном случае мы будем вынуждены обратиться в госарбитраж.

Дата составления претензии: 12.08.11
Подпись: Федорова В.Д

Составил: Р.Т Юдина

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной контрольной работе я подробно рассмотрел такие вопросы как:
— Организационные документы. В чем особенность этой группы документов, какие вопросы и задачи они разрешают, каким образом оформляются, кем разрабатываются, какую имеют структуру.
— Основные правила работы архивов организаций 2002 г. Основные правила работы архивов организаций являются
нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Подробно Рассмотрел ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ: понятие архива организации, какие бывают Виды архивов, основные задачи и функции архива, права архива и ответственность архива.
— Составил претензию от директора ЗАО «Сандерелла» В.Д Федоровой к директору ОАО «Первая фабрика» О.Д Соколову.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. СТБ 6.38.2004 Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
2. Гавриленко В.Г. Делопроизводство — Мн., 1999. – 143 с.
3. Гавриленко В.Г. Порядок ведения делопроизводства. — Мн.: Право и экономика, 1998. – 92 с.
4. Лысенко Н.А. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция — Ростов н/Д.: Март, 2002. – 271 с.
5. Михальченко А.Н. Пособие по делопроизводству. — Мн., 1993. – 330 с.
6. Москалев В.А. Современное делопроизводство. — М.: Инфра–М, 2000. – 214 с.
7. Паневчик В.В. Делопроизводство и машинопись. — Мн.: Выш. шк., 1999. – 142 с.
8. Хвалей М.К. Делопроизводство и деловая (торговая) корреспонденция. — Мн.: БГЭУ, 2002. – 252 с.

Работу прислала: Ирина.

Скачать всю работу:

СКАЧАТЬ ТУТ