Современный электронный документооборот.

Реферат на тему: Современный электронный документооборот.

Фрагменты работы:

Оглавление

Введение. 3
Определение. 3
Структура и компоненты системы электронного документооборота. 4
WorkFlow. 5
Document Management System 5
GroupWare 6
Основные особенности и проблемы 8
Основные тенденции развития СЭД 9
Ключевые особенности систем электронного документооборота. 10
Ключевые особенности СЭД iTs-Office. 11
Масштабируемость. 11
Безопасность информации. 11
Открытость. 11
Автоматизация бизнес-процессов. 11
Вывод. 12
Список использованной литературы. 14

Введение.

По данным DELPHI CONSULTING GROUP, только в США ежедневно появляется более 1 млрд. cтраниц документов, а в архивах уже хранится порядка 1,3 трлн. различных документов. Обьем корпоративной текстовой информации удваивается каждые три года. Эти цифры говорят о том, что для любой организации вопросы оптимизации документооборота имеют ключевое значение.
По оценкам Siemens Business Services, до 80% своего рабочего времени руководитель тратит на работу с информацией, до 30% рабочего времени сотрудников уходит на создание, поиск, согласование и отправку документов, каждый внутренний документ копируется в среднем до 20 раз и до 6% корпоративных документов безвозвратно теряется. Очевидно, что эффективность работы организации в целом в значительной степени зависит от качества управления бизнес-процессами и документооборотом. Системы электронного документооборота (СЭД) давно стали решением этой проблемы для крупных коммерческих организаций и органов государственной власти, однако средний и малый бизнес долгое время находился «без присмотра» соответствующих производителей. В последнее время ситуация стала меняться в лучшую сторону. Если прежде в автоматизации документооборота у нас были замечены лишь крупные предприятия и государственные структуры, то сегодня в этот процесс всё больше вовлекаются средние компании и даже небольшие фирмы. Современные СЭД уже дают ощутимый экономический эффект на предприятиях различного масштаба.
…
Структура и компоненты системы электронного документооборота.

Задача документооборота не может быть представлена некоей изолированной ветвью в общем бизнес-процессе (или деловом процессе) организации. Движение документов тесно связано с другими задачами, решаемыми информационной системой предприятия. Кроме того, задача автоматизации документооборота лежит на стыке традиционных «бумажных» технологий работы с документами и новых компьютерных технологий. Система документооборота предприятия вбирает в себя множество специфических организационных, структурных и производственных особенностей, фирменных установок, корпоративных стандартов и требований, определённых процедур взаимодействия между службами и исполнителями, зависит от технической оснащённости и пр.

СЭД может по-разному выбираться, формироваться и строиться в зависимости от вышеназванных условий, размера организации, характера и специфики её деятельности, квалификации кадров, финансовых возможностей, набора подсистем (модулей), имеющих различную функциональную и технологическую наполненность, построенных с помощью разных программных продуктов, созданных одним или несколькими производителями и т. п. Однако в последнее время всё большее количество экспертов соглашается, что непременными атрибутами комплексной системы автоматизации документооборота должны быть композиции из трёх программных технологий, уже достаточно давно предлагаемых компаниями-разработчиками:
1. WorkFlow;
2. DMS (Document Management System);
3. Groupware.
WorkFlow.

Эта концепция была предложена около 20 лет назад. В ней весь комплекс задач автоматизации бизнеса рассматривается как совокупность бизнес-процессов. Инструменты, предоставляемые WorkFlow-системой, обеспечивают формирование описаний процессов, данных, а также содержат средства описания электронных форм для обработки этих данных. Технология WorkFlow обеспечивает чёткое исполнение процесса согласно его описанию. Сервисы системы поддерживают реализацию бизнес-процессов, формирование и подготовку очередей заданий пользователей к обработке, автоматически обеспечивают нужную активность стадий процесса, контроль своевременности исполнения этапов процесса и различные способы реакции на возникающие проблемы. Современная индустриальная WorkFlow-система должна быть достаточно гибкой и включать в себя: инструменты моделирования процессов, актуальных для компании; средства отслеживания состояния процессов и получения информации о несоответствии ихтечения, накопления статистики об отклонениях. Таким образом, WorkFlow-система позволяет непрерывно улучшать и реструктурировать бизнес-процессы компании; она содержит реальные инструменты для постоянной оценки, модификации и улучшения качества бизнес-процессов, средства маршрутизации документов и других объектов, интеграции с другими продуктами корпоративных информационных систем. Наличие подобных инструментов позволяет на практике реализовать концепцию непрерывного реинжиниринга бизнеса. Обеспечивая практически мгновенную передачу работ между участниками бизнес-процесса и имея режим напоминания необходимых действий пользователям, система WorkFlow может существенным образом влиять на скорость реализации бизнес-процессов, производительность и качество труда сотрудников.

Document Management System

DMS-системы появились достаточно давно и вначале обеспечивали несложные функции хранения файлов документов (или электронных архивов документов). Набор их был примерно таким: хранение и доступ к файлам; быстрый просмотр документов; разграничение прав доступа; ведение протокола доступа и контроль; отслеживание истории обработки документов; управление версиями.
Со временем они стали прирастать дополнительными функциями, среди которых:
1. Ведение картотеки документов и инструменты быстрой разработки электронных форм;
2. Поддержка справочников с информацией для заполнения карточек;
3. Описание процесса обработки документов (фиксированных маршрутов);
4. Навигация и организация представления учётной информации о документах;
5. Свободная маршрутизация документов и поддержка персональных очередей пользователей;
6. Описание жизненного цикла обработки документа;
7. Управление процессом маршрутизации и средства мониторинга процессов.
Наличие подобных средств управления процессами контроля, движения и обработки документов делает систему применимой для решения гораздо более широкого круга задач, нежели только ведение архива документов. Именно функциональность DMS-систем позволяет добавить в СЭД столь необходимые функции обработки слабоструктурированных данных.
…

Основные особенности и проблемы

Организация, решившая перейти на электронный документооборот, сталкивается со многими вопросами и проблемами. Первая заключается в том, что выбрать.
При выборе СЭД необходимо обратить внимание на несколько важных моментов:
1. Надежность компании-поставщика СЭД и предлагаемые ею условия поставки, внедрения и сопровождения;
2. Опыт компании в разработке и внедрении СЭД в аналогичных организациях;
3. Возможность доработки СЭД под специфику предприятия;

Следующий этап — внедрение системы — также предполагает решение некоторых проблем, от которых зависит успех проекта. Все проблемы реализации проектов можно разделить на три основных блока: организационные, экономические и технические. Первые связаны с человеческим фактором — недостаточной мотивацией сотрудников к работе с новой системой, низким уровнем их технических знаний, иногда ошибочным или неполным определением клиентом задач при внедрении решения. Экономические проблемы — это в первую очередь необходимость вложения значительных средств при том, что экономический эффект для заказчика не всегда и далеко не сразу заметен. Среди технических проблем можно отметить необходимость создания качественной инфраструктуры, сложность интеграции с уже действующими системами. Важно помнить, что СЭД — это не только и не столько техническое решение, сколько организационное. Поэтому при подготовке к внедрению электронного документооборота на первом месте находятся организационные вопросы. На этом этапе нужно выполнить по крайней мере три шага:
1. Анализ бизнес-процессов организации, состояние используемого оборудования и технологий;
2. Разработка информационно-функциональной модели предприятия, реинжиниринг бизнес-процессов;
3. Анализ возможных конфигураций аппаратно-программных средств, необходимых для внедрения СЭД.

Основные тенденции развития СЭД

Наиболее заметными изменениями в тенденциях развития СЭД можно назвать переход от чисто «канцелярских» или просто «архивных» СЭД к расширению функциональных возможностей и созданию комплексных систем автоматизации документооборота, к интеграции с другими корпоративными приложениями, в том числе с ERP-системами. В составе корпоративных комплексов всё чаще появляются довольно хорошо развитые автоматизированные подсистемы, блоки, решающие задачи документооборота, имеющие функции электронного архива, обмена и представления информации самых разнообразных форматов и структур, в том числе неструктурированных форматов: аудио-, видео-, документального и изобразительного ряда, интернет-форматов и пр. Эти подсистемы явно выходят за рамки компетенции традиционных ERP-систем, реализованы и работают на тех же платформах в единой информационной базе. Интеграция корпоративных систем — одна из важнейших проблем современных крупных организаций. Через некоторое время эта проблема придет в SMB. По мнению ЮС, в эпоху электронного бизнеса преуспеют только те предприятия, которые смогут наиболее эффективно управлять своей корпоративной информацией. Таким образом, возможность интеграции СЭД с другими приложениями критически важна и ее важность только возрастет со временем.
Ключевые особенности систем электронного документооборота.
…

Список использованной литературы.

1. Смирнова Г. Н. Электронные системы управления документооборотом
2. Майкл Дж. Д. Саттон. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения.
3. Независимый портал о СЭД — www.doc-online.ru
4. Официальный сайт разработчика СЭД iTs-Office — www.its.dn.ua

Современный электронный документооборот.