Поиск дешевых работ:






Реферат на тему: Современный электронный документооборот.

Фрагменты работы:

Оглавление

Введение. 3
Определение. 3
Структура и компоненты системы электронного документооборота. 4
WorkFlow. 5
Document Management System 5
GroupWare 6
Основные особенности и проблемы 8
Основные тенденции развития СЭД 9
Ключевые особенности систем электронного документооборота. 10
Ключевые особенности СЭД iTs-Office. 11
Масштабируемость. 11
Безопасность информации. 11
Открытость. 11
Автоматизация бизнес-процессов. 11
Вывод. 12
Список использованной литературы. 14







Введение.

По данным DELPHI CONSULTING GROUP, только в США ежедневно появляется более 1 млрд. cтраниц документов, а в архивах уже хранится порядка 1,3 трлн. различных документов. Обьем корпоративной текстовой информации удваивается каждые три года. Эти цифры говорят о том, что для любой организации вопросы оптимизации документооборота имеют ключевое значение.
По оценкам Siemens Business Services, до 80% своего рабочего времени руководитель тратит на работу с информацией, до 30% рабочего времени сотрудников уходит на создание, поиск, согласование и отправку документов, каждый внутренний документ копируется в среднем до 20 раз и до 6% корпоративных документов безвозвратно теряется. Очевидно, что эффективность работы организации в целом в значительной степени зависит от качества управления бизнес-процессами и документооборотом. Системы электронного документооборота (СЭД) давно стали решением этой проблемы для крупных коммерческих организаций и органов государственной власти, однако средний и малый бизнес долгое время находился «без присмотра» соответствующих производителей. В последнее время ситуация стала меняться в лучшую сторону. Если прежде в автоматизации документооборота у нас были замечены лишь крупные предприятия и государственные структуры, то сегодня в этот процесс всё больше вовлекаются средние компании и даже небольшие фирмы. Современные СЭД уже дают ощутимый экономический эффект на предприятиях различного масштаба.
...
Структура и компоненты системы электронного документооборота.

Задача документооборота не может быть представлена некоей изолированной ветвью в общем бизнес-процессе (или деловом процессе) организации. Движение документов тесно связано с другими задачами, решаемыми информационной системой предприятия. Кроме того, задача автоматизации документооборота лежит на стыке традиционных «бумажных» технологий работы с документами и новых компьютерных технологий. Система документооборота предприятия вбирает в себя множество специфических организационных, структурных и производственных особенностей, фирменных установок, корпоративных стандартов и требований, определённых процедур взаимодействия между службами и исполнителями, зависит от технической оснащённости и пр.

СЭД может по-разному выбираться, формироваться и строиться в зависимости от вышеназванных условий, размера организации, характера и специфики её деятельности, квалификации кадров, финансовых возможностей, набора подсистем (модулей), имеющих различную функциональную и технологическую наполненность, построенных с помощью разных программных продуктов, созданных одним или несколькими производителями и т. п. Однако в последнее время всё большее количество экспертов соглашается, что непременными атрибутами комплексной системы автоматизации документооборота должны быть композиции из трёх программных технологий, уже достаточно давно предлагаемых компаниями-разработчиками:
1. WorkFlow;
2. DMS (Document Management System);
3. Groupware.
WorkFlow.

Эта концепция была предложена около 20 лет назад. В ней весь комплекс задач автоматизации бизнеса рассматривается как совокупность бизнес-процессов. Инструменты, предоставляемые WorkFlow-системой, обеспечивают формирование описаний процессов, данных, а также содержат средства описания электронных форм для обработки этих данных. Технология WorkFlow обеспечивает чёткое исполнение процесса согласно его описанию. Сервисы системы поддерживают реализацию бизнес-процессов, формирование и подготовку очередей заданий пользователей к обработке, автоматически обеспечивают нужную активность стадий процесса, контроль своевременности исполнения этапов процесса и различные способы реакции на возникающие проблемы. Современная индустриальная WorkFlow-система должна быть достаточно гибкой и включать в себя: инструменты моделирования процессов, актуальных для компании; средства отслеживания состояния процессов и получения информации о несоответствии ихтечения, накопления статистики об отклонениях. Таким образом, WorkFlow-система позволяет непрерывно улучшать и реструктурировать бизнес-процессы компании; она содержит реальные инструменты для постоянной оценки, модификации и улучшения качества бизнес-процессов, средства маршрутизации документов и других объектов, интеграции с другими продуктами корпоративных информационных систем. Наличие подобных инструментов позволяет на практике реализовать концепцию непрерывного реинжиниринга бизнеса. Обеспечивая практически мгновенную передачу работ между участниками бизнес-процесса и имея режим напоминания необходимых действий пользователям, система WorkFlow может существенным образом влиять на скорость реализации бизнес-процессов, производительность и качество труда сотрудников.

Document Management System

DMS-системы появились достаточно давно и вначале обеспечивали несложные функции хранения файлов документов (или электронных архивов документов). Набор их был примерно таким: хранение и доступ к файлам; быстрый просмотр документов; разграничение прав доступа; ведение протокола доступа и контроль; отслеживание истории обработки документов; управление версиями.
Со временем они стали прирастать дополнительными функциями, среди которых:
1. Ведение картотеки документов и инструменты быстрой разработки электронных форм;
2. Поддержка справочников с информацией для заполнения карточек;
3. Описание процесса обработки документов (фиксированных маршрутов);
4. Навигация и организация представления учётной информации о документах;
5. Свободная маршрутизация документов и поддержка персональных очередей пользователей;
6. Описание жизненного цикла обработки документа;
7. Управление процессом маршрутизации и средства мониторинга процессов.
Наличие подобных средств управления процессами контроля, движения и обработки документов делает систему применимой для решения гораздо более широкого круга задач, нежели только ведение архива документов. Именно функциональность DMS-систем позволяет добавить в СЭД столь необходимые функции обработки слабоструктурированных данных.
...

Основные особенности и проблемы

Организация, решившая перейти на электронный документооборот, сталкивается со многими вопросами и проблемами. Первая заключается в том, что выбрать.
При выборе СЭД необходимо обратить внимание на несколько важных моментов:
1. Надежность компании-поставщика СЭД и предлагаемые ею условия поставки, внедрения и сопровождения;
2. Опыт компании в разработке и внедрении СЭД в аналогичных организациях;
3. Возможность доработки СЭД под специфику предприятия;

Следующий этап — внедрение системы — также предполагает решение некоторых проблем, от которых зависит успех проекта. Все проблемы реализации проектов можно разделить на три основных блока: организационные, экономические и технические. Первые связаны с человеческим фактором — недостаточной мотивацией сотрудников к работе с новой системой, низким уровнем их технических знаний, иногда ошибочным или неполным определением клиентом задач при внедрении решения. Экономические проблемы — это в первую очередь необходимость вложения значительных средств при том, что экономический эффект для заказчика не всегда и далеко не сразу заметен. Среди технических проблем можно отметить необходимость создания качественной инфраструктуры, сложность интеграции с уже действующими системами. Важно помнить, что СЭД — это не только и не столько техническое решение, сколько организационное. Поэтому при подготовке к внедрению электронного документооборота на первом месте находятся организационные вопросы. На этом этапе нужно выполнить по крайней мере три шага:
1. Анализ бизнес-процессов организации, состояние используемого оборудования и технологий;
2. Разработка информационно-функциональной модели предприятия, реинжиниринг бизнес-процессов;
3. Анализ возможных конфигураций аппаратно-программных средств, необходимых для внедрения СЭД.

Основные тенденции развития СЭД

Наиболее заметными изменениями в тенденциях развития СЭД можно назвать переход от чисто «канцелярских» или просто «архивных» СЭД к расширению функциональных возможностей и созданию комплексных систем автоматизации документооборота, к интеграции с другими корпоративными приложениями, в том числе с ERP-системами. В составе корпоративных комплексов всё чаще появляются довольно хорошо развитые автоматизированные подсистемы, блоки, решающие задачи документооборота, имеющие функции электронного архива, обмена и представления информации самых разнообразных форматов и структур, в том числе неструктурированных форматов: аудио-, видео-, документального и изобразительного ряда, интернет-форматов и пр. Эти подсистемы явно выходят за рамки компетенции традиционных ERP-систем, реализованы и работают на тех же платформах в единой информационной базе. Интеграция корпоративных систем — одна из важнейших проблем современных крупных организаций. Через некоторое время эта проблема придет в SMB. По мнению ЮС, в эпоху электронного бизнеса преуспеют только те предприятия, которые смогут наиболее эффективно управлять своей корпоративной информацией. Таким образом, возможность интеграции СЭД с другими приложениями критически важна и ее важность только возрастет со временем.
Ключевые особенности систем электронного документооборота.
...

Список использованной литературы.

1. Смирнова Г. Н. Электронные системы управления документооборотом
2. Майкл Дж. Д. Саттон. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения.
3. Независимый портал о СЭД - www.doc-online.ru
4. Официальный сайт разработчика СЭД iTs-Office - www.its.dn.ua

 

Добавил работу: Donda.

 

Скачать весь реферат:

СКАЧАТЬ C TURBOBIT.NET

СКАЧАТЬ C HITFILE.NET

 

 



Добавить работу
Название

Invalid Input
Вид работы

Вы не указали вид работы.
Рубрика (*)

Выберите подходящую рубрику.
Ваше имя

Invalid Input
Файл (*)

?? ?? ????????? ???? ??????
Добавить